System kadrowo-płacowy dla firm. Jakie funkcje są niezbędne do zarządzania HR?
17.02.2021

System kadrowo-płacowy dla firm. Jakie funkcje są niezbędne do zarządzania HR?

System kadrowo-płacowy dla firm. Jakie funkcje są niezbędne do zarządzania HR?

Jakie funkcje powinien posiadać system kadrowo-płacowy, by zapewnić sprawne zarządzanie HR? Oprogramowanie musi wspierać Twoją pracę w obszarze kadr, płac, czasu pracy, komunikacji z pracownikami, a także w zakresie importu danych z innych systemów. Wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę w czasie wyboru oprogramowania. To istotna decyzja, od której zależy to, jak poradzisz sobie z realizacją celów firmy.

System kadrowo-płacowy dla firm. Jakie funkcje są niezbędne do zarządzania HR?

Chciałbyś zwiększyć efektywność swojego działu HR? Jeśli tak, a z pewnością tak odpowiedziałeś, niezbędna jest automatyzacja procesów kadrowo-płacowych. Dlaczego? Zwiększysz wydajność, obniżysz koszty i zapewnisz rozwój swojej firmie. Jednak, by oczekiwania stały się rzeczywistością – należy wybrać funkcjonalny system kadrowo-płacowy.

Poniżej lista najważniejszych funkcji, które pomogą Ci sprawniej wykonać codzienne obowiązki. Co więcej, wiele z nich usuniesz na stałe ze swojego grafiku, ponieważ system kadrowo-płacowy wykona je za Ciebie.

Kadry

E-teczki kadrowe

Działy kadrowo-płacowe coraz częściej rezygnują z papierowej dokumentacji pracowniczej na rzecz elektronicznych teczek kadrowych. Cyfrowa rewolucja daje szereg korzyści. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a pracownicy HR mają do nich dostęp z dowolnej lokalizacji. To zdecydowane ułatwienie zwłaszcza w czasie pandemii, gdy wiele firm decyduje się na pracę w trybie home office. Łatwy dostęp do informacji o pracownikach znacznie skraca procesy kadrowo-płacowe oraz eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych czynności. Dane o pracowniku można wpisać raz, by potem korzystać z nich na różnych etapach.

Więcej informacji: E-teczka pracownika. Dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?

Wzory dokumentów

Baza dokumentów kadrowo-płacowych związanych z zatrudnieniem pracowników jest bardzo duża. Wnioski, dokumenty, formularze itp. Wiele z nich regulowanych jest prawnie, dlatego należy pamiętać o tym, by zawsze korzystać z wersji, które są zgodne z aktualnymi przepisami. Wybierając dostawcę IT, upewnij się, że spełni swój obowiązek i w razie zmian prawnych zaktualizuje system kadrowo-płacowy o nowe druki.

Płace

System kadrowo-płacowy powinien zapewnić sprawne naliczanie wynagrodzeń. Każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby w tym zakresie i odmienną politykę wynagrodzeń. W związku z tym, system kadrowo-płacowy powinien być na tyle elastyczny, by sprostać oczekiwaniom firm. Jakie trzy aspekty są w tym przypadku ważne? Dostęp do składników płacowych, możliwość tworzenia własnych algorytmów naliczania płac, a także kompatybilność Modułu Płacowego z Modułem Rejestracji Czasu pracy. Dzięki temu w czasie naliczania listy płac nie zostanie pominięty żaden istotny składnik. Pracownicy otrzymają takie wynagrodzenia, jakie powinni otrzymać – obliczone na podstawie uprawnień, liczby przepracowanych godzin i wszelkich absencji.

Wysyłka e-deklaracji

Wspominaliśmy, że system kadrowo-płacowy powinien mieć zawsze aktualne wzory dokumentów. Słowa te nabierają jeszcze większego znaczenia, biorąc pod uwagę tegoroczną akcję PIT i zmiany w deklaracjach PIT tuż przed końcem roku. Poniżej przedstawiamy funkcje, które są przydatne w czasie wysyłki e-deklaracji. Nie tylko wpływają na bezpieczeństwo wysyłki, ale i poziom pewności, że wszystko wykonałeś tak, jak należy.

Więcej informacji: E-deklaracje w iPersonel, czyli jak bezstresowo rozliczyć PIT

Moduł PPK

System kadrowo-płacowy powinien zapewnić obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, zgodnie z wytycznymi ustawy o PPK. Na jakie funkcje oprogramowania należy zwrócić uwagę? Po pierwsze, ewidencja i zapisy pracowników do programu oszczędnościowego (umowy, automatyczna rejestracja pracowników w PPK i odnowienie uczestnictwa po 4 latach, rezygnacja z PPK czy informacje o dobrowolnym przystąpieniu w wieku 55-70 lat). Po drugie, naliczanie składek PPK. Po trzecie, kontakt z instytucją finansową (wymiana danych w postaci plików w formacie xml).

Więcej informacji: PPK a system kadrowo-płacowy. 9 funkcji oprogramowania, niezbędnych do obsługi PPK

Portal Pracownika

Portal Pracownika to platforma, która poprawia komunikację między pracodawcą a pracownikami. Portal usprawnia obsługę spraw kadrowo-płacowych i sprawia, że wiele z nich pracownicy mogą wykonać samodzielnie – bez angażowania w to działów HR. To wygodne rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić czas i koszty.

Elektroniczne paski płacowe

Warto udostępniać pracownikom informacje o wysokości ich wynagrodzenia i wszystkich jego składnikach płacowych. System kadrowo-płacowy, który umożliwia wysyłkę e-pasków płacowych zapewnia korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Eliminuje to powtarzające się zapytania o wysokość pensji i jej części składowych. Elektroniczne paski płacowe to tańsze rozwiązanie niż papierowe wersje, a ich dostarczenie zabiera zdecydowanie miej czasu. Co więcej, dla pracodawcy to jeden z elementów employer branding.

Więcej informacji: Jak elektroniczne paski płacowe wyparły listy miłosne?

Elektroniczne wnioski urlopowe

E-wnioski urlopowe pracownicy mogą składać za pośrednictwem Portalu Pracownika. To proste rozwiązanie, które zapewnia efektywne zarządzanie urlopami. Pracownik widzi bieżące saldo dostępnego urlopu, a pracodawca decyduje o akceptacji lub odrzuceniu wniosku w wybranej chwili. Obsługa online to mniej formalności i więcej czasu dla obu stron – bez telefonów, maili i wizyt w biurze z pytaniami o ilość dostępnego urlopu czy zgodę na dwa dni wolnego pod koniec miesiąca. Innymi słowy, wszelkie nieobecności pod kontrolą – w jednym miejscu.

Więcej informacji: Elektroniczne wnioski urlopowe – rozwiązanie dla pracowników i działu HR

Rejestracja czasu pracy 

Moduł czasu pracy znacznie upraszcza procesy związane z planowaniem, koordynacją i kontrolą pracy. Zatem liczą się trzy aspekty: plan, realizacja, analiza. Pierwszy punkt jest oczywisty, ponieważ nic nie zadziała bez dobrze przygotowanego planu. Wiedza na temat tego kto, gdzie i jakie obowiązki wykonuje pozwoli lepiej zarządzać czasem pracy. Co więcej, system kadrowo-płacowy, który oferuje możliwości raportowania danych, dotyczących czasu pracy, daje Ci szansę na usprawnienie działań. Raporty nadgodzin, absencje chorobowe, zbiorcza realizacja czasu pracy – to tylko nieliczne przykłady przydatnych informacji.

Niezbędna jest także integracja Modułu Czasu Pracy z Modułem Płacowym. Dzięki temu pracownicy otrzymują wynagrodzenie adekwatne do przepracowanych godzin – z uwzględnieniem nieobecności, spóźnień, pracy w godzinach nocnych czy nadgodzin.

Monitoring zdarzeń

System kadrowo-płacowy wspomaga pracowników działu HR w codziennych czynnościach. Może stanowić też świetne narzędzie przypominające o ważnych zadaniach, których realizacja jest wymagana przez prawo. Mowa o alertach dotyczących końca umowy, ważności badań lekarskich, przepisów BHP czy uprawnień do wykonywania danego zawodu. To niezwykle istotne, gdy zatrudniasz tysiące pracowników i masz mnóstwo innych spraw na głowie.

Import danych

Import danych pozwala na przeniesienie danych między systemami, co likwiduje konieczność ręcznego wprowadzania informacji. System kadrowo-płacowy wyposażony w niezbędne dane pracownicze, dodatkowo zasilony informacjami np. z arkusza kalkulacyjnego Excel, pozwala od razu przystąpić do pracy po wdrożeniu.

Integracja z systemami zewnętrznymi

System kadrowo-płacowy otwarty na integrację z systemami zewnętrznymi to gwarancja spójnych danych w obrębie całego przedsiębiorstwa. W związku z tym, przy wyborze oprogramowania należy zwrócić uwagę również i na tę funkcjonalność. Aktualnie możesz nie mieć potrzeby takiej integracji. Jednak potrzeby zmieniają się wraz z rozwojem firmy i lepiej być na to przygotowanym.

System kadrowo-płacowy musi być elastyczny

Oprogramowanie powinno być dostosowane do specyfiki działania Twojej branży i rozwijać się razem z nią. Gotowość do zmian jest kluczowa. Jeśli chcesz sprawnie zarządzać HR – musisz mieć system kadrowo-płacowy, który Ci to umożliwi. Wybierając dostawcę, zwróć uwagę na to, czy będzie w stanie rozwinąć system zgodnie z potrzebami Twojej firmy i zmianami w przepisach, których w prawie pracy nie brakuje.

iPersonel – system kadrowo-płacowy do zadań specjalnych

Jeśli szukasz oprogramowania HR, które spełnia powyższe funkcje – jesteś w dobrym miejscu.

System kadrowo-płacowy iPersonel jest w pełni przygotowany do obsługi wszelkich procesów HR. Przy projektowaniu wzięliśmy pod uwagę dwie rzeczy. Przede wszystkim funkcjonalność i efektywne wykonanie wszystkich zadań. Po drugie, prostota i intuicyjność, która zapewnia użytkownikom pozytywne doświadczenia.

Umów się na prezentację, a przedstawimy Ci wszystkie możliwości naszego oprogramowania.

A jeśli potrzebujesz indywidualnego rozwiązania – zajmiemy się tym!

Więcej informacji: system kadrowo-płacowy iPersonel

Z naszych rozwiązań korzystają

W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.

Rozumiem