DocuHub dla KSeF
Moduł DocuHub dla systemu Exact pozwoli Ci na bezproblemowe obsługiwanie faktur zgodne z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zapewnij swoim fakturom zgodność z wymogami KSeF!
Uruchomienie systemu KSeF oznacza zmianę sposobu wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem w lokalnych systemach informatycznych firm. Faktura po jej wystawieniu w systemie danej firmy będzie przesyłana z jej systemu do centralnej bazy KSeF, gdzie otrzyma unikalny numer. Z tejże bazy KSeF faktura będzie dostępna do pobrania przez kontrahenta.
DocuHub służy do pobierania danych faktur z systemu Exact Globe (lub dowolnego innego systemu, w którym wystawiane są faktury sprzedaży), weryfikacji ich kompletności i poprawności, ewentualnego uzupełnienia lub korekty danych w Excelu, generowania pliku XML i przesłania go do portalu KSeF z pobraniem UPO i numeru faktury, nadanej przez KSeF. Z modułem DocuHub dla systemu Exact Twoje faktury będą w pełni zgodne z wymaganiami KSeF.
Przegląd najważniejszych funkcjonalności
- Księgowanie i pobieranie faktur zakupu
- Pobranie numeru nadanego fakturze przez KSeF
- Wysyłanie faktur sprzedaży
- Możliwość podejrzenia i edycji pobranych danych faktury w Excelu
- Wygenerowanie pliku XML
- Autentykacja w KSeF
- Przesłanie pliku XML do portalu KSeF
- Wysłanie mailowego powiadomienia o wystawieniu faktury
- Pobranie UPO i zapisanie go w bazie
Umożliwia pobieranie faktur ustrukturyzowanych z portalu KSeF, zapisywanie ich w module obiegu faktur kosztowych Exact Synergy i wczytywanie ich po przejściu procesu akceptacji i dekretacji do księgowości finansowej w Exact Globe. Alternatywną ścieżką jest możliwość wczytywania faktur bezpośrednio w księgowości finansowej Exact Globe.
Faktury pobierane z KSeF są dekretowane w oparciu o zaawansowane matryce księgowań. Dokumenty zostaną wczytane w trybie automatycznym lub ręcznie. Podobnie księgowanie z użyciem interfejsu API systemów Exact może zostać przeprowadzone ręcznie lub w oparciu o scenariusze automatycznych księgowań.
Moduł umożliwia wysyłanie faktur sprzedaży wprowadzonych w systemie Exact Globe do KSeF. Obsługuje faktury sprzedaży wprowadzone w module Fakturowanie oraz jako Wpis księgowy, na przykład zaimportowane z systemu bilingowego.
Wszystkie dane związane z fakturą są możliwe do podglądu jeszcze przed wysłaniem faktury do KSeF. Na tym etapie można już wygenerować wizualizację faktury (bez numeru KSeF).
Przygotowanie pliku XML dla Krajowego Systemu e-Faktur, obejmuje proces tworzenia struktury danych zgodnej z wymaganiami tego systemu, włączając w to odpowiednie tagi, formatowanie oraz kodowanie informacji zawartych w pliku, aby zapewnić poprawne i skuteczne przetwarzanie danych przez KSeF.
W oparciu o zestaw praw autentykacji i autoryzacji, których źródłem może być system ERP lub sam moduł DocuHub , użytkownik otrzymuje dostęp do modułu. Nie jest wymagana instalacja modułu na komputerze użytkownika, wymagana jest tylko aktualna przeglądarka internetowa.
Obejmuje proces przekazania struktury danych zawartej w pliku XML do systemu KSeF. Proces ten obejmuje odpowiednie zabezpieczenia, weryfikację poprawności struktury danych oraz akceptację przez system KSeF, co umożliwia dalsze przetwarzanie danych zgodnie z ustalonymi zasadami i procedurami.
Moduł DocuHub pozwala również wysyłać powiadomienia do klientów oraz załączniki, które mogą zostać dodane w module lub pobrane z systemu Exact.
Po wysłaniu faktur pobierane są nadawane przez KSeF numery dowodów, a także dokumenty, w tym UPO. Zwykle po chwili otrzymujemy informację o sukcesie przesyłania, a w przypadku błędu – o niepowodzeniu.
Importer księgowań z MS Excel
Importer księgowań z Excela to moduł oprogramowania, który umożliwia import danych księgowych z pliku Excel bezpośrednio do księgowości finansowej Exact Globe. To łatwy i szybki sposób na zautomatyzowane przeniesienie niezbędnych danych – bez konieczności ich ręcznego wprowadzania do systemu finansowo-księgowego.
Nasz moduł importu danych z Excela gwarantuje bezpieczne i efektywne przenoszenie informacji księgowych z przygotowanych wcześniej plików. Oszczędzisz cenny czas, korzystając z automatycznego procesu importu. Unikniesz także błędów księgowych, ponieważ w razie wykrycia nieprawidłowości, import zostanie zatrzymany, a Ty otrzymasz odpowiednie powiadomienie. Zwiększysz efektywność procesu księgowania, co pozwoli Ci szybciej podejmować decyzje i lepiej zarządzać finansami firmy
Przegląd najważniejszych funkcjonalności
- Import danych
- Automatyczne przenoszenie danych
- Dwuetapowy mechanizm importu
Zaoszczędź czas i wykonaj import danych księgowych z pliku Excel bezpośrednio do księgowości finansowej Exact Globe. Wprowadzone w ten sposób księgowanie może trafić do dowolnego dziennika memoriałowego, zakupowego, sprzedażowego lub typu bank albo kasa.
To intuicyjna i efektywna metoda, która umożliwia błyskawiczne przenoszenie niezbędnych informacji bez konieczności żmudnego i czasochłonnego wprowadzania ich ręcznie do księgowości finansowej.
Mechanizm importu wpisów księgowych z Excela działa w dwóch etapach, obejmując odczyt danych z pliku i wstępną weryfikację poprawności użytych stałych danych, ciągów numerycznych oraz zbilansowania stron WN i MA. W przypadku wykrycia błędów, import niepoprawnych danych zostanie zablokowany, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie.
Internetowe bazy firm
Internetowe bazy firm to moduł oprogramowania uzupełniający system Exact Globe. Jego celem jest ułatwienie realizacji Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności.
Ten dodatkowy moduł dla systemu Exact automatyzuje zakładanie i weryfikowanie kontrahentów poprzez integrację systemu Exact Globe z głównymi rejestrami elektronicznymi, dostępnymi w Internecie, tj. Wykazem Podatników VAT (Krajowej Administracji Skarbowej), Bazą Internetową REGON (Głównego Urzędu Statystycznego) oraz VIES, VAT Information and Exchange System (Komisji Europejskiej).
Przegląd najważniejszych funkcjonalności
- Zakładanie i weryfikacja dłużnika / wierzyciela
- Weryfikacja kontrahentów dla JPK
- Automatyzacja i integracja
Zadaniem tych funkcji jest zakładanie, aktualizacja lub weryfikacja dłużników i wierzycieli. Moduł wyświetla dane, które zostały pobrane z rejestrów. Informacje są przedstawione w logiczny i przejrzysty sposób. Ponadto moduł oferuje możliwość weryfikacji – w odpowiednich grupach wyświetlają się informacje o statusie kontrahentów, w tym czynność w VAT, aktywność w VAT UE czy daty związane z rejestracją.
Istotnym elementem comiesięcznej procedury księgowej jest przygotowanie i wysłanie plików kontrolnych. Moduł oferuje znaczące ułatwienia w tym procesie. Po wygenerowaniu rejestru VAT dla JPK z deklaracją (JPK_VDEK, JPK_V7M/K) umożliwia wskazanie identyfikatora JPK. Na tej podstawie przygotowuje listę kontrahentów i wyświetla kluczowe dane o dłużnikach i wierzycielach, z którymi były zawierane transakcje w danym miesiącu.
Zaletą modułu Internetowe Bazy Firm jest możliwość jego integracji z całym środowiskiem Exact Business Software. Jeżeli z systemem Exact Globe połączona jest Exact Synergy, a o ich integrację dba Exact Integrator (ELIS), kontrahenci mogą być zakładani w obu systemach. Pełna wymienność operacji pozwala na szybką i bezpieczną wymianę danych pomiędzy systemami.
Optymalizacja tras
Moduł optymalizacji tras dla Exact Synergy to narzędzie, które pozwoli Ci na optymalne kosztowo zarządzanie zleceniami i zasobami, dzięki czemu Twój serwis będzie działał jeszcze sprawniej.
Nasze rozwiązanie działa na podstawie zaawansowanego algorytmu, który dokonuje optymalizacji tras ekip serwisowych, minimalizując koszty i zwiększając wydajność. Dzięki optymalizacji tras możesz znacząco zmniejszyć liczbę przejechanych kilometrów, co przekłada się na oszczędność czasu, kosztów paliwa i eksploatacji samochodów.
Przegląd najważniejszych funkcjonalności
- Redukcja liczby nadgodzin
- Automatyzacja procesu planowania tras
- Realizacja zleceń w ramach SLA
- Geokodowanie adresów
- Serwer map
Nie martw się nadgodzinami! Optymalizacja tras redukuje ewentualne nadgodziny, poprawia komfort pracy Twoich pracowników i trzyma pod kontrolą koszty wynagrodzeń.
Dzięki automatyzacji procesu planowania tras, koszty pracy koordynatorów zostają znacznie zredukowane. Zamiast poświęcać czas na ręczne przypisywanie zadań i organizowanie tras dla serwisantów, koordynatorzy mogą teraz skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach zarządzania serwisem.
Zastosowanie naszego modułu zwiększa pewność realizacji zleceń w ramach SLA (Service Level Agreement), co wpływa pozytywnie na poziom satysfakcji klientów oraz budowanie ich zaufania do Twojej firmy. Pozwala też uniknąć kar z tytułu przekroczenia SLA.
Oddzielny proces działający w tle uzupełnia współrzędne geograficzne dla adresów klientów oraz adresów początkowych ekip. W przypadku nieudanego geokodowania adresów wysyłany jest email z powiadomieniem do administratora.
Moduł wymaga lokalnie zainstalowanego oprogramowania MapCenter. Konieczny jest zakup licencji od na to oprogramowanie od Emapa S.A.
Planer
Planer dla Exact Synergy to moduł oprogramowania, które prezentuje wszystkie zlecenia przypisane do poszczególnych pracowników, umożliwiając łatwe ich przeglądanie i zmienianie za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”.
Odkryj intuicyjny sposób zarządzania zleceniami dzięki naszemu Planerowi! Teraz możesz łatwo dostosowywać plan zadań do swoich potrzeb. Dzięki oznaczeniu zleceń różnymi kolorami, łatwo rozpoznasz ich typ i status. Aby jeszcze bardziej usprawnić Ci pracę, każde zlecenie zawiera szczegółowe informacje, które ułatwiają jego identyfikację. A to nie wszystko! Nasz Planer to nie tylko narzędzie do planowania zadań dla pracowników – możesz także efektywnie zarządzać wykorzystaniem różnych innych zasobów, takich jak samochody, wózki widłowe czy sale konferencyjne.
Przegląd najważniejszych funkcjonalności
- Przejrzyste planowanie zadań
- Elastyczne widoki planu
- Planowanie zasobów
Planer dla Exact Synergy umożliwia przejrzyste planowanie zadań poprzez prezentację wszystkich zleceń przypisanych do poszczególnych pracowników. Możliwość wprowadzania zmian w planie za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” sprawia, że organizacja pracy staje się łatwa i intuicyjna.
Dzięki Planerowi można swobodnie przeglądać plan w różnych trybach, takich jak dzienny, tygodniowy lub miesięczny, dostosowując go do własnych preferencji i potrzeb. Różne kolory określają konkretne zlecenia w zależności od ich typu czy statusu, co ułatwia szybką identyfikację i przyspiesza podejmowanie decyzji. Skorzystaj filtrów, aby szybko zawęzić widok planu do wybranych osób lub obiektów.
Oprócz zadań dla pracowników nasz Planer umożliwia efektywne planowanie wykorzystania różnych obiektów, czy urządzeń, od samochodów po sale konferencyjne. Dzięki niemu możesz planować nie tylko zadania związane z pracownikami, ale także optymalizować wykorzystanie wszelkich obiektów i zasobów wymagających planowania w Twojej organizacji.
Biała Lista
W związku z wymaganiami ustawowymi, jakie są stawiane przez przedsiębiorcami, proponujemy Wam moduł dodatkowy do systemu Exact, mający na celu usprawnienie działań związanych z obsługą Białej Listy (BL). Moduł Biała Lista jest zintegrowany z bazami Exact Globe.
Biała lista to stworzony przez Ministerstwo Finansów kompletny wykaz podatników VAT, który ma ułatwić weryfikację kontrahentów. Płatności powyżej 15 tys. zł, które nie trafią na konta znajdujące się na białej liście, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Przepisy przewidują również kary w postaci solidarnej odpowiedzialności nabywcy za niezapłacony VAT kontrahenta.
Z modułem Białej Listy dla systemu Exact możesz mieć pewność, że Twoje płatności dotrą na odpowiednie konta, a Ty będziesz spać spokojnie!
Przegląd najważniejszych funkcjonalności
- Weryfikacja kont bankowych
- Automatyczna weryfikacja kont bankowych
- Zapisywanie wyników weryfikacji
- Mailowe powiadomienia
- Jednoczesny dostęp dla wielu użytkowników
Zweryfikuj docelowe konta bankowe na poziomie definicji wierzyciela (pojedynczo lub masowo – na żądanie z poziomu Exact Globe), według NIP lub na etapie zatwierdzania faktur do płatności, wraz z opcjonalną akceptacją płatności mimo niezgodności z Białą Listą. Wyniki weryfikacji zapisywane będą historycznie na serwerze klienta.
Zautomatyzuj proces weryfikacji na podstawie listy otwartych rozrachunków, który może być przeprowadzany w regularnych odstępach czasowych, na przykład raz na dobę lub nawet częściej, w zależności od potrzeb i preferencji. Dzięki temu uzyskasz bieżącą kontrolę nad sytuacją finansową partnerów handlowych oraz szybko zareagujesz na ewentualne zmiany czy nieprawidłowości.
Przechowuj wyniki weryfikacji w dedykowanej bazie danych. Uzyskaj możliwość łatwego dostępu do historii weryfikacji oraz przeglądania wyników w dowolnym momencie. Baza danych może być zaprojektowana w taki sposób, aby umożliwić filtrowanie, sortowanie i analizę danych w zależności od potrzeb użytkowników.
Mailowe powiadomienia zawierają szczegółową tabelę z wynikami weryfikacji (wszystkie wyniki lub tylko negatywne). Ten mechanizm będzie działał niezależnie dla każdej bazy danych Exact Globe, zapewniając spójność i kompleksową kontrolę nad procesem.
Chcesz pracować w zespole? Zapewnienie jednoczesnego dostępu dla wielu użytkowników umożliwia elastyczne korzystanie z systemu przez różnych pracowników firmy, co przyczynia się do zwiększenia efektywności działania oraz optymalnego wykorzystania zasobów systemowych.
Opcje zakupu lub wynajmu modułów
Jednorazowy zakup licencji oprogramowania
Jeżeli posiadasz własną infrastrukturę IT i zespół pracowników do obsługi technicznej oprogramowania, możesz wykupić oprogramowanie na własność i przechowywać wszelkie dane na własnych serwerach. Wykup licencję samodzielną.
Model subskrypcyjny na Twoim serwerze
Model, który pozwala instalować i konfigurować nasze systemy tak, by działały na Twoim serwerze i były zarządzane przez wewnętrzny dział IT – z naszym wsparciem, pomocą techniczną i aktualizacjami. Abonament to stała miesięczna opłata.
Model subskrypcyjny na naszym serwerze
Model, w którym instalujemy i konfigurujemy system na naszych serwerach. Zapewniamy wsparcie, pomoc techniczną oraz aktualizacje systemu. Abonament to stała miesięczna opłata.
Etapy wdrożenia
Analiza przedwdrożeniowa
Punkt wyjścia to analiza Twoich potrzeb i wymagań. Musimy wiedzieć, jakich funkcji potrzebujesz i z jakim systemem kadrowo-płacowym mamy zintegrować Portal. Podczas spotkania przedstawimy Ci wszelkie jego możliwości, a także wspólnie ustalimy cele, którym musi sprostać.
Stworzenie planu
Po najważniejszych ustaleniach, stworzymy plan projektu i poinformujemy Cię o harmonogramie prac, budżecie, a także osobach przydzielonych do projektu, w tym dedykowanego opiekuna. Gdy uzyskamy Twoją akceptację – niezwłocznie zabierzemy się do prac.
Przystąpienie do prac
W tej fazie konfigurujemy system, by w pełni realizował wskazane założenia. Dzięki przeprowadzanym testom, wiemy, że nasze prace idą w dobrym kierunku. Naszym celem jest stworzenie prototypu rozwiązania, który będzie podstawą dalszych działań wdrożeniowych.
Budowa docelowego systemu
Na tym etapie rozwijamy funkcjonalności, pracujemy nad interfejsem, integracją i importem danych kadrowo-płacowych – aż do fazy ostatecznych testów i Twojej akceptacji. Gdy wszystko przebiegnie pomyślnie – zajmiemy się przeniesieniem Portalu Pracownika do Twojej firmy.
Uruchomienie systemu
Po wszystkich testach przeniesiemy Portal do środowiska w Twojej firmie. Zaimportujemy dane, byś mógł kontynuować historię zatrudnienia swoich pracowników. Gdy pracujesz z systemem kadrowo-płacowym iPersonel – integracja i wdrożenie Portalu to tylko formalność.
Opieka powdrożeniowa
Wszystkim użytkownikom zapewnimy szkolenie, a dedykowany opiekun, który pomagał Ci we wdrożeniu, będzie nadal do Twojej dyspozycji w razie problemów. Co więcej, na bieżąco będziemy dostosować system do zmian prawnych i pojawiających się nowości technologicznych.