Moduły dodatkowe dla systemu Exact

Umożliwia pobieranie faktur ustrukturyzowanych z portalu KSeF, zapisywanie ich w module obiegu faktur kosztowych Exact Synergy i wczytywanie ich po przejściu procesu akceptacji i dekretacji do księgowości finansowej w Exact Globe. Alternatywną ścieżką jest możliwość wczytywania faktur bezpośrednio w księgowości finansowej Exact Globe.

Faktury pobierane z KSeF są dekretowane w oparciu o zaawansowane matryce księgowań. Dokumenty zostaną wczytane w trybie automatycznym lub ręcznie. Podobnie księgowanie z użyciem interfejsu API systemów Exact może zostać przeprowadzone ręcznie lub w oparciu o scenariusze automatycznych księgowań.

Moduł umożliwia wysyłanie faktur sprzedaży wprowadzonych w systemie Exact Globe do KSeF. Obsługuje faktury sprzedaży wprowadzone w module Fakturowanie oraz jako Wpis księgowy, na przykład zaimportowane z systemu bilingowego.

Wszystkie dane związane z fakturą są możliwe do podglądu jeszcze przed wysłaniem faktury do KSeF. Na tym etapie można już wygenerować wizualizację faktury (bez numeru KSeF).

Przygotowanie pliku XML dla Krajowego Systemu e-Faktur, obejmuje proces tworzenia struktury danych zgodnej z wymaganiami tego systemu, włączając w to odpowiednie tagi, formatowanie oraz kodowanie informacji zawartych w pliku, aby zapewnić poprawne i skuteczne przetwarzanie danych przez KSeF.

W oparciu o zestaw praw autentykacji i autoryzacji, których źródłem może być system ERP lub sam moduł DocuHub , użytkownik otrzymuje dostęp do modułu. Nie jest wymagana instalacja modułu na komputerze użytkownika, wymagana jest tylko aktualna przeglądarka internetowa.

Obejmuje proces przekazania struktury danych zawartej w pliku XML do systemu KSeF. Proces ten obejmuje odpowiednie zabezpieczenia, weryfikację poprawności struktury danych oraz akceptację przez system KSeF, co umożliwia dalsze przetwarzanie danych zgodnie z ustalonymi zasadami i procedurami.

Moduł DocuHub pozwala również wysyłać powiadomienia do klientów oraz załączniki, które mogą zostać dodane w module lub pobrane z systemu Exact.

Po wysłaniu faktur pobierane są nadawane przez KSeF numery dowodów, a także dokumenty, w tym UPO. Zwykle po chwili otrzymujemy informację o sukcesie przesyłania, a w przypadku błędu – o niepowodzeniu.

Zaoszczędź czas i wykonaj import danych księgowych z pliku Excel bezpośrednio do księgowości finansowej Exact Globe. Wprowadzone w ten sposób księgowanie może trafić do dowolnego dziennika memoriałowego, zakupowego, sprzedażowego lub typu bank albo kasa.

To intuicyjna i efektywna metoda, która umożliwia błyskawiczne przenoszenie niezbędnych informacji bez konieczności żmudnego i czasochłonnego wprowadzania ich ręcznie do księgowości finansowej.

Mechanizm importu wpisów księgowych z Excela działa w dwóch etapach, obejmując odczyt danych z pliku i wstępną weryfikację poprawności użytych stałych danych, ciągów numerycznych oraz zbilansowania stron WN i MA. W przypadku wykrycia błędów, import niepoprawnych danych zostanie zablokowany, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie.

Zadaniem tych funkcji jest zakładanie, aktualizacja lub weryfikacja dłużników i wierzycieli. Moduł wyświetla dane, które zostały pobrane z rejestrów. Informacje są przedstawione w logiczny i przejrzysty sposób. Ponadto moduł oferuje możliwość weryfikacji – w odpowiednich grupach wyświetlają się informacje o statusie kontrahentów, w tym czynność w VAT, aktywność w VAT UE czy daty związane z rejestracją.

Istotnym elementem comiesięcznej procedury księgowej jest przygotowanie i wysłanie plików kontrolnych. Moduł oferuje znaczące ułatwienia w tym procesie. Po wygenerowaniu rejestru VAT dla JPK z deklaracją (JPK_VDEK, JPK_V7M/K) umożliwia wskazanie identyfikatora JPK. Na tej podstawie przygotowuje listę kontrahentów i wyświetla kluczowe dane o dłużnikach i wierzycielach, z którymi były zawierane transakcje w danym miesiącu.

Zaletą modułu Internetowe Bazy Firm jest możliwość jego integracji z całym środowiskiem Exact Business Software. Jeżeli z systemem Exact Globe połączona jest Exact Synergy, a o ich integrację dba Exact Integrator (ELIS), kontrahenci mogą być zakładani w obu systemach. Pełna wymienność operacji pozwala na szybką i bezpieczną wymianę danych pomiędzy systemami.

Nie martw się nadgodzinami! Optymalizacja tras redukuje ewentualne nadgodziny, poprawia komfort pracy Twoich pracowników i  trzyma pod kontrolą koszty wynagrodzeń.

Dzięki automatyzacji procesu planowania tras, koszty pracy koordynatorów zostają znacznie zredukowane. Zamiast poświęcać czas na ręczne przypisywanie zadań i organizowanie tras dla serwisantów, koordynatorzy mogą teraz skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach zarządzania serwisem.

Zastosowanie naszego modułu zwiększa pewność realizacji zleceń w ramach SLA (Service Level Agreement), co wpływa pozytywnie na poziom satysfakcji klientów oraz budowanie ich zaufania do Twojej firmy. Pozwala też uniknąć kar z tytułu przekroczenia SLA.

Oddzielny proces działający w tle uzupełnia współrzędne geograficzne dla adresów klientów oraz adresów początkowych ekip. W przypadku nieudanego geokodowania adresów wysyłany jest email z powiadomieniem do administratora.

Moduł wymaga lokalnie zainstalowanego oprogramowania MapCenter. Konieczny jest zakup licencji od na to oprogramowanie od Emapa S.A.

Planer dla Exact Synergy umożliwia przejrzyste planowanie zadań poprzez prezentację wszystkich zleceń przypisanych do poszczególnych pracowników. Możliwość wprowadzania zmian w planie za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” sprawia, że organizacja pracy staje się łatwa i intuicyjna.

Dzięki Planerowi można swobodnie przeglądać plan w różnych trybach, takich jak dzienny, tygodniowy lub miesięczny, dostosowując go do własnych preferencji i potrzeb. Różne kolory określają konkretne zlecenia w zależności od ich typu czy statusu, co ułatwia szybką identyfikację i przyspiesza podejmowanie decyzji. Skorzystaj filtrów, aby szybko zawęzić widok planu do wybranych osób lub obiektów.

Oprócz zadań dla pracowników nasz Planer umożliwia efektywne planowanie wykorzystania różnych obiektów, czy urządzeń, od samochodów po sale konferencyjne. Dzięki niemu możesz planować nie tylko zadania związane z pracownikami, ale także optymalizować wykorzystanie wszelkich obiektów i zasobów wymagających planowania w Twojej organizacji.

Zweryfikuj docelowe konta bankowe na poziomie definicji wierzyciela (pojedynczo lub masowo – na żądanie z poziomu Exact Globe), według NIP lub na etapie zatwierdzania faktur do płatności, wraz z opcjonalną akceptacją płatności mimo niezgodności z Białą Listą. Wyniki weryfikacji zapisywane będą historycznie na serwerze klienta.

Zautomatyzuj proces weryfikacji na podstawie listy otwartych rozrachunków, który może być przeprowadzany w regularnych odstępach czasowych, na przykład raz na dobę lub nawet częściej, w zależności od potrzeb i preferencji. Dzięki temu uzyskasz bieżącą kontrolę nad sytuacją finansową partnerów handlowych oraz szybko zareagujesz na ewentualne zmiany czy nieprawidłowości.

Przechowuj wyniki weryfikacji w dedykowanej bazie danych. Uzyskaj możliwość łatwego dostępu do historii weryfikacji oraz przeglądania wyników w dowolnym momencie. Baza danych może być zaprojektowana w taki sposób, aby umożliwić filtrowanie, sortowanie i analizę danych w zależności od potrzeb użytkowników.

Mailowe powiadomienia zawierają szczegółową tabelę z wynikami weryfikacji (wszystkie wyniki lub tylko negatywne). Ten mechanizm będzie działał niezależnie dla każdej bazy danych Exact Globe, zapewniając spójność i kompleksową kontrolę nad procesem.

Chcesz pracować w zespole? Zapewnienie jednoczesnego dostępu dla wielu użytkowników umożliwia elastyczne korzystanie z systemu przez różnych pracowników firmy, co przyczynia się do zwiększenia efektywności działania oraz optymalnego wykorzystania zasobów systemowych.