Firma Hoppecke Baterie Polska Sp. z o.o., polski oddział światowego lidera w produkcji akumulatorów przemysłowych, zakończyła wdrożenie systemu Exact Synergy wraz z modułem iService wspomagającym zarządzanie działem serwisu. LST-Soft na potrzeby realizacji projektu poszerzył standardowe oprogramowanie o szereg funkcjonalności dodatkowych, jak:
- aplikację do zaawansowanego planowania pracy serwisantów,
- moduł rejestracji i rozliczeń delegacji,
- rejestrację oraz kontrolę rezerwacji środków trwałych.
Decyzja o wdrożeniu nowego systemu wynikła z potrzeby udostępnienia pracownikom serwisu informacji przechowywanych w systemie Simple, zwiększenie przejrzystości procesów oraz usprawnienie zarządzania działem serwisu. W ramach wdrożenia przeprowadzona została pełna integracja obecnie funkcjonującego w Hoppecke systemu Simple z oprogramowaniem Exact Synergy oraz iService. Wdrożone rozwiązanie iService wykorzystuje dane przechowywane w systemie Simple, takie jak: towary, usługi, cenniki, klienci. Także stamtąd czerpane są dane na temat bieżących stanów magazynowych części. Daje to pracownikom serwisu dostęp do zawsze aktualnych informacji. Zaletą wdrożenia iService jest zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi, a w szczególności elektronicznym protokółem serwisowym. Korzyści wynikające z pracy na nowym oprogramowaniu to m.in. mniejsza pracochłonność związana z przygotowaniem i obsługą zleceń serwisowych. Inżynierowie serwisu zamienili teczki z dokumentami na tablety iPad, co pozwoliło odciążyć ich od pracy administracyjnej i przesyłać im zlecenia zawierające komplet niezbędnych informacji zaraz po otrzymaniu zgłoszenia od klienta. Istotną zaletą aplikacji mobilnej iService jest również możliwość wysyłki do klienta pocztą elektroniczną podpisanego przez niego elektronicznego protokołu serwisowego. Protokół w takiej formie trafia do klienta i do systemu ERP bezpośrednio po zakończeniu realizacji zlecenia serwisowego. To powoduje, iż czas pomiędzy przyjęciem zlecenia serwisowego a zafakturowaniem klienta został istotnie skrócony do minimum. Automatyzacja realizacji zleceń serwisowych umożliwiła elektroniczne przesyłanie danych zleceń serwisowych do systemu Simple. Na tej podstawie automatycznie tworzone są faktury, rozchody wewnętrzne, zamówienia sprzedaży oraz przesunięcia międzymagazynowe części.
Łukasz Błociszewski, Kierownik Działu Serwisu:
Wdrożenie Exact Synergy z modułem iService pozwoliło nam zebrać i uporządkować dane dotyczące klientów, maszyn i części zamiennych w jednym miejscu. Obecnie mamy możliwość wygodnego przeglądania bazy klientów oraz posiadanych przez nich maszyn. Dzięki temu udało nam się wyeliminować błędy związane z niespójnością danych, dotyczących serwisowanych przez nas urządzeń. Elektroniczny zapis informacji ze zleceń wykonanych przez serwisantów, umożliwił nam budowanie historii serwisowej urządzenia, co tworzy cenną bazę wiedzy, z której można korzystać podczas kolejnych wizyt. Kluczową wartością wynikająca z wdrożenia nowego systemu jest możliwość automatycznego tworzenia faktur oraz wydań na podstawie podpisanych elektronicznych protokołów serwisowych. Efektem tego jest znaczna oszczędność czasu, a także lepsza współpraca serwisu z działem księgowości.
Więcej na: www.hoppecke.pl
