Jakie funkcje powinien posiadać system kadrowo-płacowy, by zapewnić sprawne zarządzanie HR? Oprogramowanie musi wspierać Twoją pracę w obszarze kadr, płac, czasu pracy, komunikacji z pracownikami, a także w zakresie importu danych z innych systemów. Wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę w czasie wyboru oprogramowania. To istotna decyzja, od której zależy to, jak poradzisz sobie z realizacją celów firmy.
System kadrowo-płacowy dla firm. Jakie funkcje są niezbędne do zarządzania HR?
Chciałbyś zwiększyć efektywność swojego działu HR? Jeśli tak, a z pewnością tak odpowiedziałeś, niezbędna jest automatyzacja procesów kadrowo-płacowych. Dlaczego? Zwiększysz wydajność, obniżysz koszty i zapewnisz rozwój swojej firmie. Jednak, by oczekiwania stały się rzeczywistością – należy wybrać funkcjonalny system kadrowo-płacowy.
Poniżej lista najważniejszych funkcji, które pomogą Ci sprawniej wykonać codzienne obowiązki. Co więcej, wiele z nich usuniesz na stałe ze swojego grafiku, ponieważ system kadrowo-płacowy wykona je za Ciebie.
Kadry
E-teczki kadrowe
Działy kadrowo-płacowe coraz częściej rezygnują z papierowej dokumentacji pracowniczej na rzecz elektronicznych teczek kadrowych. Cyfrowa rewolucja daje szereg korzyści. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a pracownicy HR mają do nich dostęp z dowolnej lokalizacji. To zdecydowane ułatwienie zwłaszcza w czasie pandemii, gdy wiele firm decyduje się na pracę w trybie home office. Łatwy dostęp do informacji o pracownikach znacznie skraca procesy kadrowo-płacowe oraz eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych czynności. Dane o pracowniku można wpisać raz, by potem korzystać z nich na różnych etapach.
Więcej informacji: E-teczka pracownika. Dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?
Wzory dokumentów
Baza dokumentów kadrowo-płacowych związanych z zatrudnieniem pracowników jest bardzo duża. Wnioski, dokumenty, formularze itp. Wiele z nich regulowanych jest prawnie, dlatego należy pamiętać o tym, by zawsze korzystać z wersji, które są zgodne z aktualnymi przepisami. Wybierając dostawcę IT, upewnij się, że spełni swój obowiązek i w razie zmian prawnych zaktualizuje system kadrowo-płacowy o nowe druki.
Płace
System kadrowo-płacowy powinien zapewnić sprawne naliczanie wynagrodzeń. Każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby w tym zakresie i odmienną politykę wynagrodzeń. W związku z tym, system kadrowo-płacowy powinien być na tyle elastyczny, by sprostać oczekiwaniom firm. Jakie trzy aspekty są w tym przypadku ważne? Dostęp do składników płacowych, możliwość tworzenia własnych algorytmów naliczania płac, a także kompatybilność Modułu Płacowego z Modułem Rejestracji Czasu pracy. Dzięki temu w czasie naliczania listy płac nie zostanie pominięty żaden istotny składnik. Pracownicy otrzymają takie wynagrodzenia, jakie powinni otrzymać – obliczone na podstawie uprawnień, liczby przepracowanych godzin i wszelkich absencji.
Wysyłka e-deklaracji
Wspominaliśmy, że system kadrowo-płacowy powinien mieć zawsze aktualne wzory dokumentów. Słowa te nabierają jeszcze większego znaczenia, biorąc pod uwagę tegoroczną akcję PIT i zmiany w deklaracjach PIT tuż przed końcem roku. Poniżej przedstawiamy funkcje, które są przydatne w czasie wysyłki e-deklaracji. Nie tylko wpływają na bezpieczeństwo wysyłki, ale i poziom pewności, że wszystko wykonałeś tak, jak należy.
Więcej informacji: E-deklaracje w iPersonel, czyli jak bezstresowo rozliczyć PIT
Moduł PPK
System kadrowo-płacowy powinien zapewnić obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, zgodnie z wytycznymi ustawy o PPK. Na jakie funkcje oprogramowania należy zwrócić uwagę? Po pierwsze, ewidencja i zapisy pracowników do programu oszczędnościowego (umowy, automatyczna rejestracja pracowników w PPK i odnowienie uczestnictwa po 4 latach, rezygnacja z PPK czy informacje o dobrowolnym przystąpieniu w wieku 55-70 lat). Po drugie, naliczanie składek PPK. Po trzecie, kontakt z instytucją finansową (wymiana danych w postaci plików w formacie xml).
Więcej informacji: PPK a system kadrowo-płacowy. 9 funkcji oprogramowania, niezbędnych do obsługi PPK
Portal Pracownika
Portal Pracownika to platforma, która poprawia komunikację między pracodawcą a pracownikami. Portal usprawnia obsługę spraw kadrowo-płacowych i sprawia, że wiele z nich pracownicy mogą wykonać samodzielnie – bez angażowania w to działów HR. To wygodne rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić czas i koszty.
Elektroniczne paski płacowe
Warto udostępniać pracownikom informacje o wysokości ich wynagrodzenia i wszystkich jego składnikach płacowych. System kadrowo-płacowy, który umożliwia wysyłkę e-pasków płacowych zapewnia korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Eliminuje to powtarzające się zapytania o wysokość pensji i jej części składowych. Elektroniczne paski płacowe to tańsze rozwiązanie niż papierowe wersje, a ich dostarczenie zabiera zdecydowanie miej czasu. Co więcej, dla pracodawcy to jeden z elementów employer branding.
Więcej informacji: Jak elektroniczne paski płacowe wyparły listy miłosne?
Elektroniczne wnioski urlopowe
E-wnioski urlopowe pracownicy mogą składać za pośrednictwem Portalu Pracownika. To proste rozwiązanie, które zapewnia efektywne zarządzanie urlopami. Pracownik widzi bieżące saldo dostępnego urlopu, a pracodawca decyduje o akceptacji lub odrzuceniu wniosku w wybranej chwili. Obsługa online to mniej formalności i więcej czasu dla obu stron – bez telefonów, maili i wizyt w biurze z pytaniami o ilość dostępnego urlopu czy zgodę na dwa dni wolnego pod koniec miesiąca. Innymi słowy, wszelkie nieobecności pod kontrolą – w jednym miejscu.
Więcej informacji: Elektroniczne wnioski urlopowe – rozwiązanie dla pracowników i działu HR
Rejestracja czasu pracy
Moduł czasu pracy znacznie upraszcza procesy związane z planowaniem, koordynacją i kontrolą pracy. Zatem liczą się trzy aspekty: plan, realizacja, analiza. Pierwszy punkt jest oczywisty, ponieważ nic nie zadziała bez dobrze przygotowanego planu. Wiedza na temat tego kto, gdzie i jakie obowiązki wykonuje pozwoli lepiej zarządzać czasem pracy. Co więcej, system kadrowo-płacowy, który oferuje możliwości raportowania danych, dotyczących czasu pracy, daje Ci szansę na usprawnienie działań. Raporty nadgodzin, absencje chorobowe, zbiorcza realizacja czasu pracy – to tylko nieliczne przykłady przydatnych informacji.
Niezbędna jest także integracja Modułu Czasu Pracy z Modułem Płacowym. Dzięki temu pracownicy otrzymują wynagrodzenie adekwatne do przepracowanych godzin – z uwzględnieniem nieobecności, spóźnień, pracy w godzinach nocnych czy nadgodzin.
Monitoring zdarzeń
System kadrowo-płacowy wspomaga pracowników działu HR w codziennych czynnościach. Może stanowić też świetne narzędzie przypominające o ważnych zadaniach, których realizacja jest wymagana przez prawo. Mowa o alertach dotyczących końca umowy, ważności badań lekarskich, przepisów BHP czy uprawnień do wykonywania danego zawodu. To niezwykle istotne, gdy zatrudniasz tysiące pracowników i masz mnóstwo innych spraw na głowie.
Import danych
Import danych pozwala na przeniesienie danych między systemami, co likwiduje konieczność ręcznego wprowadzania informacji. System kadrowo-płacowy wyposażony w niezbędne dane pracownicze, dodatkowo zasilony informacjami np. z arkusza kalkulacyjnego Excel, pozwala od razu przystąpić do pracy po wdrożeniu.
Integracja z systemami zewnętrznymi
System kadrowo-płacowy otwarty na integrację z systemami zewnętrznymi to gwarancja spójnych danych w obrębie całego przedsiębiorstwa. W związku z tym, przy wyborze oprogramowania należy zwrócić uwagę również i na tę funkcjonalność. Aktualnie możesz nie mieć potrzeby takiej integracji. Jednak potrzeby zmieniają się wraz z rozwojem firmy i lepiej być na to przygotowanym.
System kadrowo-płacowy musi być elastyczny
Oprogramowanie powinno być dostosowane do specyfiki działania Twojej branży i rozwijać się razem z nią. Gotowość do zmian jest kluczowa. Jeśli chcesz sprawnie zarządzać HR – musisz mieć system kadrowo-płacowy, który Ci to umożliwi. Wybierając dostawcę, zwróć uwagę na to, czy będzie w stanie rozwinąć system zgodnie z potrzebami Twojej firmy i zmianami w przepisach, których w prawie pracy nie brakuje.
iPersonel – system kadrowo-płacowy do zadań specjalnych
Jeśli szukasz oprogramowania HR, które spełnia powyższe funkcje – jesteś w dobrym miejscu.
System kadrowo-płacowy iPersonel jest w pełni przygotowany do obsługi wszelkich procesów HR. Przy projektowaniu wzięliśmy pod uwagę dwie rzeczy. Przede wszystkim funkcjonalność i efektywne wykonanie wszystkich zadań. Po drugie, prostota i intuicyjność, która zapewnia użytkownikom pozytywne doświadczenia.
Umów się na prezentację, a przedstawimy Ci wszystkie możliwości naszego oprogramowania.
A jeśli potrzebujesz indywidualnego rozwiązania – zajmiemy się tym!
Więcej informacji: system kadrowo-płacowy iPersonel
