Elektroniczny obieg faktur kosztowych w Exact Synergy
27.04.2020

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w Exact Synergy

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w Exact Synergy

Exacy Synergy

Exact Synergy to oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, które pozwala zautomatyzować i zdigitalizować m.in. obieg faktur kosztowych. Program umożliwia szybką rejestrację faktur, dokonanie ich dekretacji i przesłanie do systemu księgowo-finansowego, np. Exact Globe.   

W każdej firmie obieg dokumentów może być nieco inny, w zależności od indywidualnych potrzeb. Poniżej przedstawimy przykładowy proces obiegu faktur w Exact Synergy, skupiając się na jego głównych etapach.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych w Exact Synergy

Obieg otrzymanej faktury w firmie można rozpocząć od jej „przeczytania” przy pomocy modułu OCR, który rozpozna automatycznie szereg znajdujących się na fakturze danych. Program rozpozna w ten sposób kontrahenta po numerze NIP lub numerze konta bankowego i na tej podstawie skieruje faktury do odpowiednich działów i osób.

Osoby, do których przekazano faktury, otrzymają powiadomienie o nowym zadaniu do wykonania. Ich obowiązkiem jest opisanie faktury i przydzielenie informacji związanych z różnymi wymiarami analitycznymi, które wpływają później na dekretowanie takiej faktury. Dostępne szablony ułatwiają uzupełnienie poszczególnych pozycji, np. rodzaj kosztów czy miejsce ich powstawania. Po zakończeniu tych działań fakturę można przekazać do akceptacji.

Kolejna osoba ma nie tylko wgląd do otrzymanej faktury, ale posiada także możliwość sprawdzenia jej zgodności z budżetem, np. według projektu czy umowy. Jeżeli na tym etapie potrzebuje opinii innej osoby – wskazuje ją w komentarzu, tym samym, angażując w proces obiegu dokumentu.

Możliwe jest także przekierowanie akceptacji faktury innej osobie. Ma to istotne znaczenie, jeśli uprawnienia do akceptacji dokumentów uzależnione są od wysokości kosztów i miejsca w strukturze firmy. Podział faktur według progów kosztowych można zautomatyzować tak, by trafiały one do akceptacji odpowiednich osób, np. o wartości do 5 tysięcy złotych do kierownika działu, 5-10 tysięcy złotych do dyrektora, a powyżej 10 tysięcy - do zarządu. Użytkownik może sprawdzić na jakim etapie i u kogo znajduje się dana faktura – z możliwością ustawienia dopuszczalnego czasu na jej akceptację.

Po akceptacji faktura trafia do księgowości. Informacja o niej pojawi się na liście zadań całego działu księgowego, jednak po przejęciu dokumentu przez jedną osobę – zniknie z powiadomień pozostałych. Na tym etapie do zadań księgowości należy m.in. sprawdzenie kodu VAT czy prawidłowe przyporządkowanie do danej administracji, czy analityk.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych – korzyści

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to gwarancja sprawnego przepływu informacji w firmie. Faktura już po wprowadzeniu zostaje uwzględniona w płatnościach do zaplanowania. Dostępne zestawienia pozwalają na ocenę działań i rozdysponowanie środków w taki sposób, by zachować płynność finansową. Jakie wymierne korzyści niesie za sobą wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych?

  • Wzrost wydajności pracy działu księgowego o 20-30 %.
  • Zmniejszenie ilości zadań administracyjnych o 30-50 %.
  • Zminimalizowanie liczby błędów w trakcie akceptacji i księgowania faktur.
  • Wyższy stopień bezpieczeństwa realizacji procedur księgowych.
  • Wyeliminowanie papieru w procesie.
  • Pełna dokumentacja procesu akceptacji faktur dla potrzeb audytu.
  • Możliwość pracy zdalnej na zdigitalizowanych dokumentach.
  • Zwrot z inwestycji w 6-18 miesięcy.

Jeśli chciałbyś usprawnić swój proces obiegu dokumentów, przeczytaj więcej o Exact Business Software.

Z naszych rozwiązań korzystają

W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.

Rozumiem